Rabu, 28 Maret 2012

Pengertian Definisi Agenda

Pengertian Definisi Agenda

Agenda adlah buku catatan keluar masuknya surat yang dikirim maupun yang diterima oleh suatu kantor jawatan. Cara penggunaan buku agenda ini ada 2 macam, yaitu:

1.       Secara Double (berganda)
Surat yang diterima dan yang dikirim dicatat dalam dua buku agenda.
a.       Agenda keluar, untuk mendata surat-surat yang dikirim.
b.      Agenda masuk, untuk mencatat surat-surat yang diterima.
2.  Secara Single (tunggal)
Surat yang diterima dan yang dikirim diagendakan/dicatat dalam sebuah buku agenda saja.
a.       Buku Agenda Umum, buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang dikirim dan diterima oleh semua kantor.

b.      Buku Agenda Bagian, buku agenda yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang dikirimkan oleh bagian-bagian kantor.
A.    Mengagendakan Surat
1.      Mengagendakan surat dimulai pada saat mengadakan pembukuan surat-surat.
2.      Pada awal bulan dalam satu tahun.
B.    Menutup Agenda
Buku agenda ditutup tiap-tiap akhir tahun atau pada saat jawatan kantor tidak bekerja lagi. Caranya:
1.      Garis berikutnya harus digaris tebal sebagai  garis tertutup.
2.      Dua  garis setelah  garis penutup itu dicantumkan kata-kata:
…………. tgl : ……………… th : …….
Agendaris
Cap
(Nama Terang)
Agendaris biasanya termasuk dari bagian Tata Usaha, maka kadang-kadang sekretaris juga menyatakan legalisasinya (pengesahannya) dengan mencantumkan:
Mengetahui,
Kepala Bagian Tata Usaha
Sekretaris
Muhammad Nahwan Abyan
C.    Kewajiban Agendaris
1.    Mengagendakan surat-surat yang masuk dan surat keluar dan membutuhkan catatan tentang pengagendaan masing-masing surat.
2.    Mengusahakan supaya buku-buku yang dipegang itu dapat menjadi buku petunjuk tempat dimana surat-surat itu diagendakan.
3.    Bekerja sama secara administrasi sebaik-baiknya dengan semua pejabat baik di bagian/lingkungan sendiri atau di bagian lain.


.

0 komentar:

Poskan Komentar